Wie zijn wij

Privacy Regelement.

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Onderwater Sport Club Dordrecht omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

Begrippen:
1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging en ereleden.
3. Donateurs zijn personen of partijen die vrijwillig een financiële donatie doen aan OSCD.
4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die naar individuele personen zijn te herleiden zoals , achternaam, voornaam, geboorte datum, adres, e-mail adres, NOB nummer en telefoon nummer.
5. Onder vereniging wordt verstaan de Onderwater Sport Club Dordrecht (OSCD), zoals omschreven in de Statuten.
6. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap OSCD.
7. Aanmeldformulier/lijst is inschrijving voor activiteiten van genoemde vereniging.
8. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge de Statuten van OSCD.
9. Bewaar termijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
10. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, een wenskaart bij geboorte, ziekte of overlijden, het adres voor bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, logboek en/of brevet nummer in verband met geldigheid en het telefoon nummer voor afspraken te kunnen maken. Ook is een leden bestand noodzakelijk voor de diverse commissies of activiteiten binnen OSCD. Dit wordt weergegeven in de matrix gevoegd als bijlage bij dit Privacy Reglement.

Medische gegevens worden alleen bijgehouden op basis van wel of niet gekeurd zijn en het verlopen van een keuring.
Van dit gehele bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer.

De persoonsgegevens van donateurs genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, adres, e-mail adres en telefoon nummer.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen is geregeld in het Huishoudelijk Reglement OSCD.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur.

Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Wat zijn uw rechten
U heeft het recht OSCD te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. OSCD zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. OSCD kan hiervoor ten behoeve van de club een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u OSCD verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van OSCD zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, waarmee men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit Privacy Reglement Onderwater Sport Club Dordrecht. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacy reglement worden uitgereikt.

Aanmeldformulier:
Voor deelname aan activiteiten van OSCD of ondersteuning omtrent duiken en onderwaterhockey, dient men zich op te geven met naam, voornaam, gsm en e-mail adres.
Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten.
Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd.
Van de verrichte dienstverleningen wordt door de commissie evenementen een verzamellijst bijgehouden. Deze lijsten zullen, na elke jaarvergadering bij het vaststellen van het jaarverslag van voorgaande jaar, over het voorgaande jaar worden vernietigd.

Whatsapp deelname:
Het deelnemen aan whatsapp groepen gebeurt op eigen risico en degene die deelneemt gaat akkoord met de gegevens die hij beschikking stelt aan de beheerders van de groepen.

Foto’s:
Bij activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van OSCD.
Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
De leden verlenen bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop het lid zichtbaar is. Indien een lid hier bezwaar tegen heeft zal dit lid dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

Privacy beleid OSCD:
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur.
Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Geheimhouding:
Indien een lid tijdens zijn of haar hulpverlening kennis neemt van verwondingen bij een lid, opgelopen tijdens een clubaangelegenheid, dan zal het lid hiermee op een respectvolle manier mee omgaan en de privacy van het gewonde lid weten te respecteren.

Is OSCD voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:
De website van OSCD kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website OSCD. Dit betekent niet automatisch dat OSCD verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. OSCD is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

Data lek:
Bij een eventueel data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.
OSCD zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met een data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Dit document heet “Privacy Reglement Onderwater Sport Club Dordrecht” en is vastgesteld in de bestuursvergadering op dinsdag 8 mei 2018.

We nodigen je uit om een keertje mee te trainen.

Je bent altijd welkom op de woensdag en vrijdag avond in ons clubhuis.
1e etage in de Sportboulevard Dordrecht.